MKB met soft controls in control!
Houding en gedrag van medewerkers zijn van belang voor het goed functioneren en presteren van mkb-ondernemingen en het ‘in control’ blijven. Het creëren van een cultuur die tot gewenste gedrag van medewerkers leidt, is een grote uitdaging. De standaard beheersingsmaatregels, zoals procedures, regels en richtlijnen (hard controls), geven vaak niet het beoogde resultaat. Om een gewenste cultuur te creëren zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig: de soft controls.
Wat zijn soft controls?
Soft controls zijn sturings- en beheersingsmaatregelen die erop gericht zijn om een gewenste cultuur bij medewerkers en het management te bevorderen. Deze maatregelen zijn, in tegenstelling tot hard controls, lastig te concretiseren en te meten. Het gaat om maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, ethiek, integriteit, inspiratie en waarden en normen van medewerkers. Voorbeelden van soft controls zijn voorbeeldgedrag (tone at the top), ruimte om incidenten te melden en het creëren van verantwoordelijkheidsbesef; kortom: die invloed hebben op gedrag en cultuur.
De aanpak
Mkb-ondernemingen hebben steeds meer interesse in andere maatregelen dan hard controls om weer ‘in control’ te komen. Zij zijn zich ervan bewust dat zij met de hierboven genoemde soft controls aan de slag moeten. De vraag is alleen hoe? Er zijn twee obstakels:
1. soft controls zijn moeilijk meetbaar;
2. er is weinig kennis over mkb-ondernemingen en soft controls. Onderzoek richt zich tot nu toe op grote ondernemingen en overheidsinstellingen. Er zijn geen beschikbare tools voor het mkb.
Om deze reden hebben Hogeschool Rotterdam (HR) en Hogeschool van Amsterdam (HvA) in de periode 2017-2019 een gevalideerde Soft Control Scan ontwikkeld die in kaart brengt in hoeverre een mkb-onderneming ‘in soft control is’ op het gebied van vijf dimensies:
1. vertrouwen
2. ethisch handelen & integriteit
3. betrokkenheid
4. motivatie
5. zelfsturend handelen
Lancering en doorontwikkeling
Na de succesvolle lancering van de gevalideerde Soft Control Scan en bijbehorende Toolkit in 2019, is de Soft Control Scan en Toolkit in 2020 doorontwikkeld en is een ‘vertaalslag’ gemaakt naar een tool voor de mkb-accountant. Deze vertaling is uitgevoerd in samenwerking met het kenniscentrum van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en van de Erasmus Universiteit Rotterdam (NEMACC), met als doel de mkb-accountant handvatten te geven die in de praktijk toegepast kunnen worden om mkb-ondernemers (klanten) inzicht te geven in de wenselijkheid, toepassing en verbeterde werking van soft control in de onderneming. Het verkregen inzicht helpt bij het realiseren van doelen en het verbeteren van bedrijfsprestaties van de mkb-onderneming.
Onafhankelijke partner Flycatcher
Flycatcher is als onafhankelijke partner betrokken om de Soft Control Scan te faciliteren en hosten en de (individuele) terugkoppeling van resultaten vorm te geven. Dit heeft Flycatcher mogelijk gemaakt door gebruik te maken van een eigen ontwikkelde vragenlijst- en terugkoppelingssysteem. In dit system kunnen mkb-ondernemingen zelf een project vormgeven om de scan binnen hun organisatie uit te zetten of kunnen mkb-accountants dit doen voor hun klanten. Individuele medewerkers krijgen automatisch een terugkoppeling van de eigen resultaten. De beheerder van een project kan na afsluiten van het project een realtime groepsrapportage downloaden, die stuurinformatie biedt over welke soft controls te verbeteren om een gewenste organisatiecultuur te bereiken. In alle rapportages worden adviesteksten getoond op basis van de resultaten met daarin een link naar de door Hogeschool Rotterdam ontwikkelde Soft Control Toolkit met concrete handvatten.
Voor meer informatie over de Soft Control Scan en de Toolkit, ga naar www.hr.nl/softcontrols.